Prostě, že si takovou akci dokážete představit. Na začátku je potřeba najít v diářích mnoha lidí ten nejlepší termín, vybrat místo… Obvykle je to velká investice, zejména díky času všech účastníků. Co vás napadne jako první, druhá, třetí… ingredience pro povedený meeting nebo workshop?
V Animice organizujeme meetingy a workshopy už pár let. A za tu dobu jsme posbírali nějaké ty zkušenosti. Tak jsme si řekli, že ty základní ingredience sesypeme do jednoho článku jako takový checklist. Třeba se vám bude hodit. Má tyto položky:
cíl setkání, aby bylo zřejmé, jaký výstup chceme mít na konci,
dobré načasování v rámci roku a sezóny, a taky v rámci dne,
výběr a rezervaci odpovídajícího prostoru, který umožní týmové flow,
pozvánka na akci shrnující nejdůležitější informace,
dostatečný zájem, motivaci, účastníků se úkolu/tématu věnovat,
zkušený průvodce nebo průvodci, kteří umí facilitovat,
program a scénář, abychom věděli jakými kroky k cíli půjdeme,
připravené flipy, pomůcky, handouty, prezentace,
diskuse o očekáváních na začátku a feedback na konci,
práce s energií účastníků, namíchání prostoru pro výdech a aktivaci,
správné občerstvení v průběhu celého dne, které lidem nebere energii a
nafocené flipy, zápis a dohodnuté úkoly (www = who what when).
Nabízíme vám checklist, abyste přípravu dalšího meetingu měli snazší.
Z výše uvedených bodů se chceme více rozepsat o výběru správného prostoru, který bude odpovídat typu, důležitosti a náročnosti tématu meetingu nebo workshopu. Protože jsou takové, jejichž cíl se dá naplnit za půlhodinu na online callu nebo za hodinu v zasedačce. Můžeme probírat témata, která se dají zpracovat na kratším workshopu ve firemní zasedačce.
A pak jsou tady také úkoly, na které je dobré si vyhradit nerušený čas v prostředí, které umožní požadovaný “mozkový” výkon. Jsou to úkoly jako tvorba cílů a strategií, hledání nových řešení či přístupů nebo ladění týmové spolupráce. Prostě věci, na které potřebujete plnou soustředěnost bez okolního vyrušování. Pro tyto účely se hodí vypadnout z firemní zasedačky do prostoru mimo firmu. Z naší zkušenosti to má několik výhod:
nové neznámé prostředí může účastníky inspirovat k novosti v myšlení,
do prostoru mimo firmu vás nepřijde vyrušit kolega, protože má něco naléhavého,
jasně, disciplína vypnutého e-mailu a mobilu je na každém bez ohledu na místo,
prostor může působit příjemněji a bezpečněji, než vaše zasedačka (která má uši :),
lidé se mohou snadněji uvolnit, odhodit role a naskočit s plnou pozorností do tématu,
variabilita pomůcek není na škodu; whiteboard, flipchart, pinboard a všelijaké post-it papírky, lepící pásky, fixy, pastely to vše vám pomůže s pestrostí workshopu,
v prostoru mimo firmu můžete udělat i popracovní dojezd, pokec se skleničkou vína,
už samotné externí místo zvyšuje důležitost akce a poutá pozornost ke sdělení,
lidé vždy rádi vyrazí mimo firmu; obzvlášť, když je to spojeno se setkáním s druhými, u dobrého jídla a tématu.
Tak hodně štěstí. A klidně se ozvěte – ať již budete hledat prostor nebo budete chtít nějaké tipy pro organizaci meetingu nebo workshopu.
Comments